改正電子帳簿保存法　まず何から始めるか？

インボイス制度開始の足音が徐々に迫ってきていますが、同じく対応を進めておきたいのが電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法はインボイスと同じくそれぞれの事業者の規模や業務内容によってその対応を考える必要のある改正があるので、まずはすべての事業者が行うべきことを抑えておく必要があります。

電子帳簿保存法は実はかなり前から成立している法律です。

その法律が何度か改正されており、直近の改正による取扱いの変更は令和6年1月1日より始まります。その改正の内容は主に以下の点となります。

• 一定の要件を満たした場合に電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存できる（電子帳簿・電子書類保存）
• スキャナ保存についてタイムスタンプ要件が緩和された
• 電子取引の書面への出力保存は認められず、電子保存が義務化された

　中小企業者の負担が考慮され、全体として運用の要件は緩和された部分が多いですが、③の電子取引の保存要件については緩和されず、義務化されているため、実務的には最も対応を急ぐ必要があります。また個人事業者や規模の小さな法人も例外なく対象となる（部分的な緩和要件はあり）ので注意が必要です。

上記の①②に関しては適用は任意のため電子化やペーパーレス化を目指す企業以外は一旦後回しにしても問題ありません。

電子取引は電子で保存

電子のモノは電子で保存する。これが義務化されています。

そのためここを抑えておく必要がありますが、電子のモノ、つまり電子取引とは何か？

どうしても目に見えて形に残るものではないのでイメージしずらいものもありますが主だったものは以下のようなモノをいいます。

• 電子メールにより請求書や領収書などのデータを受領すること
• ホームページから請求書や領収書などのPDFデータをダウンロードすること
• クラウドサービスを利用して電子請求書や電子領収書を受領すること
• クレジットカードの明細についてクラウドサービスにより請求書や領収書を受領すること
• ペーパーレスファックスで請求書や領収書などのPDFファイルを受領すること

これらの取引が発生した場合、紙で保存するのではなく電子で保管する必要があります。

どのように電子取引を保存するか

令和6年1月1日以降は保存義務があるため何らかの形で電子取引を保存しなければいけません。この場合自社の取引状況（電子取引の量や取引先との調整）に応じた対応が必要になっていきます。そのうえで

①専用のソフトを利用しない場合

②専用のソフトやクラウドサービスを利用する場合

のいずれかの対応を取ることになるかと思います。

①の場合、請求書等が先方から電子取引の形でのみ送られてきた場合、パソコンにPDFのファイル名に規則性をもって内容を表示し、取引先別や月別など任意のフォルダに保存する必要があります。またこの場合はどのように電子取引を扱っているかについての事務処理規定（国税庁HPにサンプルあり）を自社の運用方針として作成する必要もあります。

事務処理規定サンプル　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

②の場合、専用のソフトやクラウドストレージサービスを活用し取引先からの電子取引を保存していきます。処理としては①よりも簡便ですが大きな会社になればなるほど社内での運用ルールを明確にしておく必要があります。またソフトやクラウドストレージサービスの利用料が発生するというデメリットもありますが、受発注システムや会計システムと連携が可能なものを取り入れることで業務効率化を図ることが可能です。

まとめ

改正電子帳簿保存法においては、まず令和6年1月1日より義務化される電子取引の電子保存への対応を考えましょう。

また対応についてはインボイス制度の登録と同じく、自社の状況に応じた対応が必要となってきます。

今回の改正への対応を機に自社の業務フローを見直し、早め早めに対応を行っていきましょう。また個人事業者や規模の小さな法人についても対象となりますので、直前になって慌てないようにしましょう。